ระบบครัวร้านอาหาร: ใช้จอ KDS หรือปริ้นใบออร์เดอร์ดีกว่า

ระบบครัวร้านอาหารทุกวันนี้เหลือสองทางให้เลือกจริง ๆ คือใช้จอ KDS แสดงออร์เดอร์ กับปริ้นใบสั่งอาหารแยกไปตามสถานีที่ทำ จอทำงานแบบนี้ ออร์เดอร์ขึ้นทันทีที่หน้าร้านกดส่งเข้าครัว มีเวลานับอยู่บนใบนั้น สีเปลี่ยนเมื่อรอนานเกินกำหนด และพ่อครัวกดเคลียร์เมื่ออาหารออก เท่านั้นเอง ส่วนคำถามว่าคุ้มไหมขึ้นอยู่กับตัวเลขเดียว คือออร์เดอร์หนึ่งใบต้องผ่านกี่มือกี่สถานีกว่าจะถึงลูกค้า ร้านตามสั่งเตาเดียววันละ 80 ที่ ซื้อจอมาก็แก้ปัญหาที่ยังไม่มี ส่วนร้าน 180 ที่นั่งที่มีครัวเย็น ครัวร้อน บาร์ และช่องเดลิเวอรี กระดาษอาจกินต้นทุนไปมากกว่าค่าจอแล้วโดยที่ยังไม่รู้ตัว บทความนี้ลากเส้นให้ชัดว่าร้านแบบไหนอยู่ฝั่งไหน พร้อมตัวเลขเป็นบาท

จอ KDS ทำอะไรได้บ้าง และทำอะไรไม่ได้

ตัดคำโฆษณาออก จอครัวทำอยู่ห้าอย่าง

รับรายการที่ถูกส่งเข้าครัว แล้วแยกไปขึ้นจอของสถานีที่ทำเมนูนั้น จับเวลาทุกใบและเปลี่ยนสีตามเวลาที่รอ ใบที่ค้างนานที่สุดจึงเป็นสิ่งที่สะดุดตาที่สุดในครัว ให้พ่อครัวกดเคลียร์เมื่ออาหารออก และเรียกกลับมาได้เมื่อของตีกลับ รวมยอดทั้งวันให้เห็นว่าค้างผัดกะเพราอยู่สิบสี่จาน แทนที่จะต้องอ่านใบสั่งสิบสี่ใบ และเก็บไว้ว่าแต่ละใบใช้เวลาจริงกี่นาที ซึ่งเป็นวิธีเดียวที่จะรู้ว่าปัญหาตอนสองทุ่มอยู่ที่ครัวหรืออยู่ที่หน้าร้าน

สิ่งที่จอทำไม่ได้คือทำอาหารให้เร็วขึ้น ครัวที่ขาดคนหนึ่งคนจะยังขาดอยู่เหมือนเดิม และเมนูที่ใช้เวลาสิบสี่นาทีก็ยังใช้สิบสี่นาทีเมื่อสิบสองโต๊ะสั่งพร้อมกัน จอย้ายข้อมูลได้ดีขึ้นเท่านั้น ถ้าคอขวดอยู่ที่เตา สิ่งที่ต้องซื้อคือเตา

สี่สัญญาณว่าใบสั่งกระดาษเอาไม่อยู่แล้ว

จำนวนออร์เดอร์อย่างเดียวไม่ใช่ตัวตัดสิน ร้านก๋วยเตี๋ยววันละสองร้อยชามที่มีแนวเตาเดียวใช้กระดาษได้สบายมาตลอด สี่ข้อนี้ต่างหากคือสัญญาณจริง

1. ออร์เดอร์หนึ่งใบต้องผ่านมากกว่าสองสถานี ของทานเล่นเย็น อาหารจานร้อน บาร์เครื่องดื่ม และของหวาน กระดาษบังคับให้เลือกระหว่างพิมพ์ใบเดียวกันหลายรอบ กับให้ใบเดียวเดินวนไปทั้งครัว ซึ่งพังทั้งคู่ตอนสองทุ่ม
2. ไม่มีใครตอบได้ว่าอาหารโต๊ะ 12 ไปถึงไหน โดยไม่ต้องเดินไปดู กระดาษไม่มีสถานะ พอพิมพ์ออกไปแล้วระบบก็ไม่รู้อะไรอีกเลยจนกว่าจะมีคนไปกดอัปเดตที่ POS
3. ออร์เดอร์เข้าพร้อมกันจากหลายช่องทาง ทั้งทานที่ร้าน สั่งผ่าน QR สั่งกลับบ้าน และเดลิเวอรี ใน Papaya ออร์เดอร์จาก Grab เชื่อมสองทางเข้ามาโดยตรง และ Deliverect เป็นตัวกลางที่ต่อหลายแพลตฟอร์มผ่านการเชื่อมครั้งเดียว ส่วน LINE MAN foodpanda และ ShopeeFood ยังเป็นการบันทึกและกระทบยอดบนหน้าจอเดียวกัน ไม่ใช่การเชื่อม API สองทาง ไม่ว่าจะเข้ามาทางไหน ครัวเห็นเป็นคิวเดียว คำถามที่เหลือคือคิวนั้นควรอ่านจากกระดาษหรือจากจอ
4. อยากได้เวลาทำอาหารที่วัดได้จริง ถ้าใช้กระดาษ เวลาเดียวที่ร้านมีคือเวลาที่พิมพ์ หลังจากนั้นเป็นการเดาทั้งหมด รวมถึงเวลาที่บอกลูกค้าไปด้วย

ถ้าเข้าข่ายตั้งแต่สองข้อขึ้นไป การขอใบเสนอราคาจอก็สมเหตุสมผล ถ้าเข้าข่ายข้อเดียวหรือไม่เข้าเลย สิ่งที่กำลังจะซื้อคือหน้าเดโม

ค่าใช้จ่ายของจอ KDS คิดกันต่อจอ ไม่ใช่ต่อร้าน

จุดที่เจ้าของร้านมักคิดพลาดคือค่าซอฟต์แวร์ KDS เกือบทุกเจ้าคิดเป็น รายจอ ไม่ใช่รายครัว

Square ประกาศราคาไว้ชัดจึงใช้เทียบได้ดี คือ 20 ดอลลาร์ต่อเครื่องต่อเดือนในแพ็กเกจ Premium และ 30 ดอลลาร์ในแพ็กเกจ Plus โดยต้องสมัครแพ็กเกจหลักก่อนถึงจะเปิดใช้ KDS ได้ ครัวที่มีสามสถานีจึงตกราว 60 ถึง 90 ดอลลาร์ต่อเดือน หรือประมาณ ฿2,000 ถึง ฿3,000 ตามอัตราแลกเปลี่ยนช่วงนี้ บวกเพิ่มจากค่าระบบ POS ที่จ่ายอยู่แล้ว

จากนั้นคือค่าตัวจอ แอป KDS ส่วนใหญ่รันบนแท็บเล็ตที่ร้านมีอยู่แล้วได้ และนั่นคือวิธีที่ควรใช้ทดลอง แต่การตั้งจอไว้เหนือแนวเตาเป็นอีกเรื่อง ไอน้ำ ละอองน้ำมัน และความร้อนทำให้แท็บเล็ตทั่วไปกลายเป็นของสิ้นเปลืองที่ต้องเปลี่ยนเป็นรอบ ส่วนจอสำหรับครัวที่ปิดผนึกมาให้ทนสภาพแบบนั้นราคาสูงกว่าหลายเท่า แล้วยังมีค่าขายึด ค่าเดินไฟไปยังจุดที่วันนี้ไม่มีปลั๊ก และสัญญาณอินเทอร์เน็ตที่ต้องแรงพอหลังผนังสเตนเลส

เทียบกันแล้ว Papaya คิดค่าบริการเป็นรายสาขา ไม่ใช่รายจอหรือรายฟีเจอร์ คือ ฿1,490 ต่อเดือนสำหรับ POS Starter และ ฿2,490 สำหรับ Pro ทดลองใช้ฟรี 30 วัน ไม่มีค่าติดตั้ง และในไทยแถมเครื่อง EDC หนึ่งเครื่องพร้อมเครื่องพิมพ์ ข้อนี้ไม่ได้แปลว่าการคิดเป็นรายจอเป็นเรื่องผิด แต่แปลว่าต้องนับจำนวนจอให้ครบก่อนเอาตัวเลขรายเดือนสองตัวมาเทียบกัน

ทำไมเครื่องพิมพ์ใบสั่งยังชนะในครัวไทยหลายร้าน

กระดาษมักถูกมองข้ามเร็วเกินไป และคนที่มองข้ามมักไม่ใช่คนที่ยืนอยู่ในครัว

ใบสั่งไม่ต้องบูต ไม่ต้องล็อกอิน ไม่มีแบตหมด และไม่สนใจว่าเราเตอร์เพิ่งรีสตาร์ต มันทนน้ำ ทนไอ และทนมือที่เพิ่งจับน้ำมัน มันเดินทางได้ ไปวางบนถาด ไปใส่ถุงเดลิเวอรี ไปเสียบรางเรียงตามลำดับที่เข้ามา และการเลื่อนใบหนึ่งไปซ้ายหรือขวาคือการกระทำที่ทุกคนในครัวเข้าใจตรงกันโดยไม่ต้องอธิบาย พนักงานใหม่อ่านใบสั่งเป็นตั้งแต่วันแรกโดยไม่ต้องสอน ซึ่งสำคัญมากในธุรกิจที่รับคนเพิ่มกลางสัปดาห์เป็นเรื่องปกติ

ความเสียหายตอนพังก็กระจายตัวมากกว่า จอตายหนึ่งจอเท่ากับสถานีนั้นหยุดจนกว่าจะหาเครื่องสำรองมาเปลี่ยน ส่วนเครื่องพิมพ์ตายหนึ่งเครื่องย้ายไปพิมพ์ที่กลุ่มอื่นได้ในเวลาไม่ถึงนาที แล้วสถานีนั้นก็ทำงานต่อจากเครื่องข้าง ๆ ไปก่อน

และในครัวไทยจำนวนไม่น้อย ความจริงคือพ่อครัวมองเห็นจุดรับออร์เดอร์อยู่แล้ว ถ้าคนขานออร์เดอร์กับคนทำอาหารอยู่ห่างกันสามเมตรและจะเป็นแบบนี้ต่อไป จอก็เป็นทางแก้ที่ยังหาปัญหาไม่เจอ

ถ้ายังใช้กระดาษ ต้องตั้งค่าการพิมพ์ให้ถูก

ความหงุดหงิดที่คนโทษกระดาษ ส่วนใหญ่เป็นเรื่องเส้นทางการพิมพ์ นี่คือหน้าตาของการตั้งค่าที่ถูก และทั้งหมดเป็นการตั้งค่า ไม่ต้องซื้ออุปกรณ์เพิ่ม

ส่งแต่ละรายการไปยังสถานีที่ทำ กลุ่มเครื่องพิมพ์ผูกกับเมนู หมวดหมู่ หรือรายการอาหารรายตัวได้ สลัดกับของทานเล่นออกที่ครัวเย็น เครื่องดื่มออกที่บาร์ อาหารจานหลักกับเครื่องเคียงออกที่ครัวร้อน และจำกัดกลุ่มนั้นให้พิมพ์เฉพาะบางช่องทางการขายหรือเฉพาะบางเครื่อง POS ได้ ซึ่งเป็นวิธีที่ทำให้ช่องเดลิเวอรีมีสายใบสั่งของตัวเองโดยไม่ปนกับหน้าร้าน

ตั้งกติกาการรวมใบแยกตามสถานี หนึ่งรายการต่อหนึ่งใบเหมาะกับครัวเย็นที่จัดจานขนานกันหลายคน ส่วนใบเดียวรวมทั้งโต๊ะเหมาะกับครัวร้อนที่ต้องเห็นทั้งออร์เดอร์เพื่อจับจังหวะ เลือกแยกตามกลุ่มได้ ไม่ต้องใช้กติกาเดียวกันทั้งร้าน

กำหนดลำดับการยิงออร์เดอร์ จะยิงตามลำดับที่กดลงตะกร้า หรือยิงเป็นคอร์สก็ได้ การจัดคอร์สและควบคุมจังหวะด้วย Hold & Fire ใน Papaya POS แพ็กเกจ Pro ขึ้นไป คือสิ่งที่กันไม่ให้ของทานเล่นกับจานหลักลงพร้อมกันในคืนวันศุกร์ที่โต๊ะเต็ม

พิมพ์เหตุการณ์ ไม่ใช่แค่ออร์เดอร์ ใบยกเลิกรายการ และใบแจ้งเมื่อมีการย้ายโต๊ะหรือรวมโต๊ะ คือสิ่งที่กันไม่ให้ครัวทำอาหารให้โต๊ะที่ลุกไปแล้วเมื่อยี่สิบนาทีก่อน

เผื่อไว้เลยว่าเครื่องพิมพ์จะหลุด งานพิมพ์ควรค้างคิวไว้ระหว่างที่เครื่องออฟไลน์แล้วไหลออกเมื่อกลับมา ระบบควรขึ้นเตือนตรง ๆ ว่าเครื่องพิมพ์ออฟไลน์แทนที่จะกลืนใบสั่งไปเงียบ ๆ และต้องมีปุ่มเคลียร์คิวสำหรับเครื่องที่หลับกลางรอบอาหาร ส่วนการพิมพ์ซ้ำควรสั่งจากออร์เดอร์นั้นได้เลย ไม่ใช่คีย์รายการใหม่

มีอีกอย่างที่ได้มาพร้อมกัน คือการพิมพ์ซ้ำ การยกเลิก และการคืนเงินทุกครั้งจะถูกบันทึกลงประวัติของออร์เดอร์พร้อมชื่อคนและเวลา ร่องรอยแบบนี้แหละคือสิ่งที่เจ้าของร้านหลายคนเข้าใจว่าจะได้มาตอนซื้อจอ KDS

Papaya อยู่ตรงไหนในเรื่องนี้

Papaya ยังไม่มีจอ KDS ประจำสถานีแบบมีปุ่มเคลียร์ในวันนี้ และเราขอเขียนประโยคนี้ตรง ๆ ดีกว่าขยายความหมายของคำให้ครอบคลุมของที่เป็นอย่างอื่น

สิ่งที่ Papaya ใช้เดินครัวคือระบบพิมพ์ที่อธิบายไปข้างบน การจัดคอร์สและควบคุมจังหวะในแพ็กเกจ Pro ขึ้นไป หน้าจอรายการออร์เดอร์และผังโต๊ะที่เปิดค้างไว้บนแท็บเล็ตตรงจุดรับอาหารได้ และสถานะที่ส่งกลับไปขึ้นบนมือถือลูกค้าว่ากำลังทำอยู่และพร้อมรับแล้ว สำหรับร้านจำนวนมากเท่านี้คือครบงาน แต่สำหรับครัวหลายสถานีที่ต้องการเวลานับรายสถานีจริง ๆ นี่คือช่องว่างของเรา และควรอยู่ในตารางเปรียบเทียบคู่กับเรื่องที่เราทำได้ดีกว่า เช่น ระบบสั่งอาหารผ่าน QR ที่ลูกค้าไม่ต้องโหลดแอป และ การคุมสต๊อกระดับวัตถุดิบ บนระบบเดียวกับที่รับออร์เดอร์

สิ่งที่เราอยากให้ถามก่อนคือปัญหาอยู่ที่ตัวกลางหรืออยู่ที่เส้นทาง เพราะบทสนทนาเรื่องอยากได้ KDS ส่วนใหญ่ที่เราเจอ เริ่มจากครัวที่ทุกรายการพิมพ์ออกเครื่องเดียวตรงจุดรับออร์เดอร์

ลองสี่ข้อนี้ก่อนตัดสินใจ

ทั้งสี่ข้อไม่มีค่าใช้จ่าย

1. คืนที่ลูกค้าแน่นที่สุด นับว่าออร์เดอร์หนึ่งใบผ่านกี่สถานี จดตัวเลขนั้นไว้ เพราะตัวเลขนี้คือตัวตัดสิน ไม่ใช่จำนวนที่นั่ง
2. ดึงประวัติการพิมพ์ซ้ำและการยกเลิกรายการย้อนหลังหนึ่งเดือน ถ้าพิมพ์ซ้ำกันทุกวัน ปัญหาอยู่ที่เส้นทางการพิมพ์หรือตัวเครื่อง ไม่ได้อยู่ที่กระดาษ
3. จับเวลาสิบใบตั้งแต่ยิงเข้าครัวจนอาหารออก นั่นคือเวลาตั้งต้นที่จอต้องทำให้ดีกว่า และเป็นตัวเลขที่ใช้คุยกับคนขายได้
4. ก่อนซื้ออะไร ลองแยกกลุ่มเครื่องพิมพ์หนึ่งกลุ่มออกเป็นครัวเย็นกับครัวร้อนแล้วใช้จริงหนึ่งสัปดาห์ ถ้าครัวนิ่งขึ้น แปลว่าปัญหาคือเส้นทางการพิมพ์ และคุณเพิ่งแก้มันฟรี

ถ้าทำครบแล้วครัวยังไม่นิ่ง ตอนนี้คุณมีทั้งตัวเลขจำนวนจอที่ต้องใช้ เวลาตั้งต้นที่ต้องทำให้ดีกว่า และเหตุผลที่วัดได้ ซึ่งเป็นจุดยืนที่ดีกว่าการตัดสินใจจากหน้าเดโมที่ออร์เดอร์ขึ้นจอสวยงามทุกใบ

คำถามที่พบบ่อย

ซื้อให้ตรงคอขวด ไม่ใช่ซื้อเพราะอยากได้จอ

ครัวส่วนใหญ่ที่บอกว่าอยากได้ KDS ไม่ได้มีปัญหาเรื่องกระดาษ แต่มีปัญหาเรื่องเส้นทางการพิมพ์ ทุกอย่างพิมพ์ออกเครื่องเดียวตรงจุดรับออร์เดอร์ แล้วมีคนฉีกใบเดินไปส่งให้แต่ละสถานี พอสองทุ่มทั้งร้านก็รู้สึกช้าไปหมด การเอาจอมาแทนทำให้ภาพสวยขึ้นแต่ไม่ได้แก้ต้นเหตุ ขณะที่การแยกกลุ่มเครื่องพิมพ์หนึ่งกลุ่มออกเป็นครัวเย็นกับครัวร้อนไม่มีค่าใช้จ่ายเลย และใช้เวลาบ่ายเดียว ลองของถูกก่อน แยกเส้นทางการพิมพ์ให้ถูกสถานี ตั้งลำดับการยิงออร์เดอร์ใหม่ แล้วดึงประวัติการพิมพ์ซ้ำกับการยกเลิกรายการย้อนหลังหนึ่งเดือนออกมาดู ถ้าครัวนิ่งขึ้น เท่ากับประหยัดค่าจอรายเดือนและเวลาสอนงานไปทั้งก้อน ถ้ายังไม่นิ่ง คุณจะมีตัวเลขจริงไว้คุยกับคนขาย ทั้งจำนวนจอที่ต้องใช้และเวลาที่จอนั้นต้องทำให้ดีกว่าเดิม